La Galleria Nazionale

Sono ormai diversi anni che si sente parlare di documento digitale, di dematerializzazione, di protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione e, nonostante un ritardo notevole, oggi possiamo dire di non essere più al punto di partenza.

Dal 2006, quando abbiamo introdotto il protocollo informatico, non esiste più il registro cartaceo per la protocollazione dei documenti e tutta la documentazione della nostra Galleria viene registrata informaticamente. Questo comporta una serie di vantaggi, sia dal punto di vista dell'efficienza della macchina burocratica, sia dal punto di vista dei servizi erogati al cittadino. Il protocollo informatico, infatti, è predisposto per consentire l'accesso alla documentazione anche da parte del singolo utente. In base alla normativa in materia (prima di tutto la L. 241/90) dunque, la P.A. deve rendere possibile la consultazione di quei documenti - ed eventualmente fornirne copia - a tutti coloro che ne siano direttamente interessati e che facciano formale richiesta.

Non solo. L'informatizzazione della P.A. ha imposto una sorta di reingegnerizzazione della gestione dei procedimenti amministrativi, alleggerendo le procedure e rendendo più snello tutto l'apparato. Il Codice dell'Amministrazione Digitale, introducendo l'uso delle nuove tecnologie nelle PP.AA., ha sicuramente inferto una profonda accelerazione al processo di rinnovamento migliorando soprattutto il rapporto tra P.A. e cittadini.

Ormai il lessico è mutato: si dialoga di flussi documentali, workflow, di amministrazione digitale, carta elettronica dei servizi, pagamenti elettronici (e fatture elettroniche), ecc. Per fare un esempio, tra Pubbliche Amministrazioni non si può più usare il fax (l'articolo 14 "Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale", del cosiddetto Decreto del Fare, in seguito alle modificazioni apportate dalla legge di conversione n. 98 del 9 agosto 2013, ha stabilito che, "ai fini della verifica della provenienza delle comunicazioni, è in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax"). Dunque siamo di fronte ad una vera e propria rivoluzione della P.A. e qui, presso la Galleria, ci stiamo adeguando agli standard richiesti; stiamo infatti attivando un processo virtuoso di dematerializzazione della documentazione, producendo documenti in formato esclusivamente elettronico, con relative creazioni di fascicoli elettronici, contribuendo alla riduzione del consumo della carta, dell'inchiostro per stampanti e del toner delle fotocopiatrici.

Lo stesso nostro archivio, luogo spesso considerato poco ameno, pieno di scartoffie ingiallite e da sistemare, diventa sempre più il centro di responsabilità operativa e gestionale dei flussi documentali. L'elaborazione e la pubblicazione su questo sito del Manuale di gestione del protocollo informatico ne dimostra correttamente l'influenza. L'adeguamento alle norme sulla trasparenza amministrativa, sull'efficacia ed efficienza della P.A., ha messo in moto tutta una serie di processi di rinnovamento nella gestione dei flussi lavorativi e ha creato nuove sinergie tra strutture considerate solitamente molto distanti tra loro. Archivisti e informatici devono costantemente dialogare tra loro, confrontarsi continuamente e trovare nuovi percorsi comuni. In questa Galleria si sta avviando un progetto di digitalizzazione della documentazione storica che avrà, come riscontro immediato, la possibilità di avere in rete la visualizzazione dei documenti più vecchi con alto valore storico e culturale facilitandone la consultazione a tutti coloro che ne faranno richiesta, senza essere obbligati a spostarsi presso la nostra sede.

Come riscontro più "istituzionale", la digitalizzazione documentale (con relativa indicizzazione, creazione di repertori informatici ecc.), diventa strumento di tutela del nostro patrimonio culturale, consentendo una maggior conservazione del materiale cartaceo versato presso la sezione storica dell'archivio. Fruizione e tutela come due momenti di un percorso comune, le due facce della medaglia del nostro patrimonio nazionale.

Contatti: 

Claudio Bianchi - t. +39 06 32298342
Fabrizio Guglielmino - t. +39 06 32298341